中国から届いた貨物に破損や数量不足を見つけたとき、担当者へ「壊れていました」と伝えるだけでは、確認に必要な情報が足りません。大切なのは、届いたときの状態、問題の範囲、商品との対応を記録することです。原因や責任を先に決めず、事実を順に残すと、その後の対応を相談しやすくなります。
1. 受領時の外装荷姿・総カートン数・送り状番号の記録
配送伝票の番号、到着日時、受け取った箱数を控えます。外箱に潰れ、穴、濡れ、開封されたような跡がある場合は、分かる範囲を具体的に記録し、配送担当者への申告方法を確認します。署名や受領記録に関する扱いは、利用したサービスの指示に従います。
液漏れ、鋭い破片、発熱などがある場合は、安全を優先し、無理に開封や動作確認を進めません。問題のある箱を他の在庫と分け、誤って出荷しない状態にしておきます。
2. 撮影手順：外装全景から破損部位・緩衝材の配置へ
最初に箱全体と送り状、次に損傷した面、開封後の緩衝材や商品の配置を撮影します。その後、商品全体と不具合箇所を撮ります。必要に応じ、寸法が分かるものを添えます。
不具合だけを拡大した一枚では、どの商品がどの箱に入っていたか分からなくなります。箱番号と商品番号を画像名や一覧に記載し、複数箱の写真を混ぜないようにします。動画を撮る場合も、写真の一覧と対応させます。
3. 原状維持：外装カートン・緩衝材・該当製品の一括保管
運送会社や関係者が状態を確認する可能性があるため、外箱と梱包材を急いで捨てず、該当商品と一緒に保管します。返品、修理、廃棄を先に進めると、元の状態を確認しにくくなる場合があります。次の処置は、担当窓口と方法を確認してから決めます。
残りの良品まで一括して返品扱いにせず、確認済み、未確認、使用を保留しているものを分けると、数量の照合がしやすくなります。
4. 報告内容の数値化：受取総数・確認数・不具合数の明確な区分
- 注文番号、配送番号、受取日時、該当する箱番号
- 品番、受取数量、確認した数量、不具合数量
- 観察した状態と、それが分かる写真
- 手元に残している商品・梱包材、希望する次の確認
例えば「20個中3個を確認し、2個で割れを発見。残り17個は未確認」と書けば、全数の不良率が確定したという誤解を避けられます。箱の破損と商品不良は別項目にし、同じ原因と断定しません。
5. 早期連絡と運送規約上の事故申請期限の確認
申告期限、必要書類、確認手順や補償範囲は、運送契約や加入している補償内容などにより異なります。気付いた段階で早めに連絡し、適用される期限を確認します。写真を残すこと自体が返金や補償を保証するものではありません。
確認後は、再梱包、部品交換、再手配など決まった対応を注文記録へ戻し、次回の梱包や受入チェックに反映させましょう。