收到从中国发来的货物，发现破损或数量不足时，只告诉担当“货坏了”，通常不足以开展核查。更有用的是把收货状态、涉及范围以及商品与外箱的对应关系记录下来。先留存事实，不急着判断原因和责任，后续才容易讨论处理方式。
收货时先记录货物整体状态
记下物流单号、到货时间和实际收到的箱数。如果外箱有压塌、破洞、受潮或疑似拆封的痕迹，应具体记录，并向配送方确认如何提交这些情况。签收或交付记录的处理，应遵循本次运输服务的要求。
如有液体泄漏、尖锐碎片或异常发热，应优先确保安全，不要为完成检查而强行开箱或通电测试。问题箱应与正常库存隔离，避免在没有核实的情况下继续发给客户。
拍照顺序从整体到局部
先拍外箱全貌和运单，再拍受损面、打开后的缓冲材料及商品原来的摆放方式，最后拍商品整体与具体问题。必要时可放入尺寸参照物，让照片能够说明受损范围。
只有一张放大的裂纹图，很难判断它属于哪一件商品、哪一箱货。可在文件名或照片清单中写明箱号和商品编号，避免多箱资料混在一起。视频也应与这份清单对应，而不是另存成无法识别的文件。
商品、外箱和包装材料一起保留
承运商或有关人员可能需要核查原始状态，因此不宜立即丢弃外箱和缓冲材料。未经沟通就先退货、维修或销毁，可能让原来的情况难以复核。下一步怎样处理，应与相关负责人确认后再决定。
可以把已经检查、尚未检查和暂缓使用的商品分开，不要因部分出现问题，就直接把整批都记成退货。状态分组明确后，也更容易核对数量。
反馈时写清观察范围和具体数量
- 订单号、物流号、收货时间与涉及箱号。
- 货号、实收数量、已经检查的数量和发现问题的数量。
- 实际看到的状况，以及能够对应的照片。
- 仍保留的商品和包装，以及希望下一步确认的事项。
例如写“20件中已检查3件，其中2件发现裂纹，其余17件未检查”，就不会让接收方误认为整批不良率已经确定。外箱受损和商品缺陷也应分开记录，不要在证据不足时直接认定为同一原因。
发现后尽早联系，不等到期限临近
通知期限、所需文件、调查步骤和赔付范围，会随运输合同及适用保障内容而不同。发现问题后应尽早告知相关负责方，并确认本次适用的期限。保留照片与包装有助于核查，但不能因此保证一定退款或获得赔偿。
问题确认后，再把换包装、补配件、重新安排货物等已确定的处理写回订单记录。复盘得到的结论，也应进入下一次包装和到货检查清单，而不是只停留在聊天记录中。