中国から日本の倉庫へ直接納品する場合、商品が届くだけでは入庫作業を始められないことがあります。倉庫側が照合する商品番号、数量、箱番号、納品予定が揃っているかを、梱包を始める前に確認しましょう。輸入手続の書類と、倉庫の受入データは目的が異なるため、それぞれ準備が必要です。
納品先が求める最新の指示を入手する
まず、対象倉庫と今回の納品に適用される手順を確認します。予約の要否、受付日、配送方法、商品ラベル、外箱ラベル、箱の上限などは、倉庫や利用サービスにより異なります。過去の注文で使った指示をそのまま流用せず、発行日や納品番号を含めて確認します。
EC倉庫の場合は、利用者側で作成する納品プランや配送ラベルが必要になることもあります。誰がそのデータを発行し、どの時点で梱包担当に渡すかを決めておきます。
商品番号と販売単位を一対一で揃える
工場の商品番号、購入側のSKU、倉庫側の管理番号が違う場合は、対応表を作ります。色や容量の違いを名称だけで区別せず、番号と写真を併用します。セット販売なら、一点として扱う範囲も明記します。
例えば本体二個と付属品一個を一セットにするなら、部品の合計数とセット数を分けます。「100個」が部品数なのか販売単位なのかを、梱包とデータの両方で揃えることが重要です。
ラベルを三つの役割に分けて確認する
- 商品を識別するラベル：正しい品番・仕様に対応しているか。
- 箱を識別するラベル：今回の納品と箱番号に結び付いているか。
- 配送用のラベル：住所・受取先・便の情報が正しいか。
必要な表示を上から隠したり、別商品の読取コードを残したりしないよう、貼付位置を確認します。バーコードの見た目だけで判断せず、指定の機器で読めるかを担当者と確認し、実際に貼った状態の写真を残します。
箱割りが変わったら、明細も更新する
箱ごとに商品番号と数量を記録します。最後の一箱だけ数量が少ない場合、同じラベルや明細を機械的に複製しないようにします。検品や詰替えで内容を移したときは、箱内明細と外箱番号も更新します。
封かん後の箱数、外寸、総重量を確認し、納品データとの整合を取ります。梱包前に作った予定表を、確定した箱内情報の代わりにしないことがポイントです。
発送前の照合を一回の確認にまとめる
納品番号、送り先、SKU対応表、箱内数量、ラベル、集荷予定を一組にして共有します。資料に修正が出た場合は、旧ファイルを使わないよう、確定版を明示します。
中国での出荷完了と、日本側の入庫完了は別の状態です。到着後も受入状況や数量差異を確認できるよう、倉庫の照会番号と出荷記録を結び付けて保管しましょう。