中国OEM项目结束后，除了产品，还可能留下模具、刀模、印版和设计文件。要让下一次订单顺利接续，不能只保留一张初期费用单，还应记录这些实物和资料由谁保管、对应哪个版本，以及哪些操作需要确认。
先拆开“初期费用一式”包含的对象
新开模具、现有模具的镶件、彩盒刀模、印版和印刷文件调整，不应混成一个无法追踪的项目。如果使用的是供应商现有公模，也应与为当前项目制作专用模具的情况分开说明。
不要仅凭支付模具费用，就推定费用中已经包含实物移交或可编辑文件。应分别约定交付对象、使用范围、保管方式与交接条件，再把确认结果对应到具体项目。
用编号把实物与确认资料连起来
一份有用的台账，应让接手人员不必依赖原采购担当的记忆，也能找到正确对象。至少建议记录：
- 对应产品货号、模具或印版编号，以及实物识别照片。
- 保管公司、具体场所、对接人和最近确认日期。
- 对应图纸或设计文件的版本、承认样品编号。
- 使用或变更的审批人，以及相关费用由谁确认。
例如瓶身与瓶盖使用不同模具，就应分别登记并标明配套关系，避免都写成“瓶子模具”，却遗漏生产完整套件需要的部件。
把暂时没有订单时的管理也说清楚
检查、清洁或修理发生时，谁提出需求、如何确认费用，都可以事先约定。停用期间则应确认存放地点、下次检查时间与保管费用，不能在复购日期未定的情况下，默认对方会按原条件无限期保管。
修模后要把改动位置、图纸版本和试产确认结果一并更新到台账，让实际使用的模具与量产承认资料始终对应，避免新实物配着旧图纸继续流转。
区分印刷确认PDF与可编辑文件
用于确认版面的PDF，不一定包含另一家制作公司修改文字或尺寸所需的完整信息。交接时应明确文件格式、链接图片、文字处理方式、刀线及颜色指定等内容。字体和图片素材的使用许可，也应与文件能否提供分别确认。
承认后保留唯一明确的生产版本，并附上修改记录。再次生产时，不要靠翻找邮件，凭附件名称判断哪一份“看起来最新”。
换厂前，先确认接收方能否使用
模具能够移交，不等于接收工厂马上可以量产。还要核对设备适配、配件、安装条件、试生产、必要的维修和重新确认。包装、运输及到厂检查由谁负责，也应在安排移交日期前确定。
发起OEM咨询时，可先整理现有模具和文件清单、保管位置、能够提供的资料以及希望调整的内容。这样更容易判断哪些部分可以继续使用，哪些需要重新制作或补充确认。