从中国寄送样品时，“试作品做好了”与“可以发货了”并不是同一件事。收件地址、商品说明、数量、申报价格依据和运输条件都需要提前整理，否则确认来回往返，可能影响原定评估时间。样品寄送最好连同“谁接收、检查什么、结果如何记录”一起安排。

先让每一件样品可以被准确识别

颜色、材质或修改版本不同的试样一起寄出时，应逐件编号。照片、样品袋标签、随箱清单和评估表使用同一个编号，到货后才不容易混淆。外观相似但材质或瓶口尺寸不同的容器，也应分行登记。

不要只写“上次的修改版”。可以简短注明本次调整的位置，以及没有调整的部分。这样即使换了接收或测试人员，也能够理解每件样品对应的状态。

商品说明写清是什么，而不只写“样品”

准备运单和发票资料时，应提供能够说明品物、材质和用途的名称。区分空容器与装有内容物的产品，设备是否附带电池也应写清。品名、数量、申报金额和币种，应在不同单据中保持一致。

免费提供的样品，也不应直接把价值自动填成零。先说明无偿提供的情况和价值依据，再向承运商或通关担当确认适用的申报方式。不能因为写了“样品”，就判断一定不涉及税费。

把进口主体和实际收件人分开核对

负责进口手续的公司，可能与评估样品的实验室、办公室或仓库不同。公司名称、部门、地址、邮编、联系人和电话要分别确认；只改了配送地址，却没有同步核对其他主体资料，容易留下不一致的信息。

也应确认收货时段、无人收件时的处理方式，以及追踪单号由谁接收。尽量在安排揽收之前确定对接人，不要等货物已出发再寻找负责收件的部门。

特殊内容物先沟通，再安排揽收

含电池、液体、粉末等内容物时，应在运输安排前说明实际构成。所需资料和包装要求因产品及服务而异，不能只凭外观照片认定可以按普通货物处理。若需要工厂补充资料，应把取得资料的时间计入计划。

标签也要用实物照片确认。制造国不能凭印象填写，拟定的标签本身也不是制造地证据；确认事实后，再核对商品类别是否有其他要求。

到货后的评估仍沿用同一套编号

随箱明细可以列出样品编号、数量和希望确认的重点。收货时记录包装状态并核对内容，再把评估结果归回对应编号。若某件承认样品将用于后续量产对照，还应注明保管位置和识别方式。

寄出前，把实物照片、单据、收件信息、运输条件和评估担当五项资料连起来。运输途中发生询问，或收到样品后需要讨论修改，都可以从同一套记录开始，减少信息断层。